Главная » Бизнес и финансы » Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Трудовой коллектив любой организации работает, непосредственно опираясь на документ, регулирующий отношения и обязанности каждого сотрудника на занимаемой должности. Таким предписанием является должностная инструкция.

Именно она определяет права и обязанности, предполагает меру ответственности, расставляет полномочия. Все трудовые задачи, возможные конфликты, а также уровень нагрузки решаются, опираясь на этот документ.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должность секретаря — ответственная

Для того, чтобы правильно и грамотно составить инструкцию, нужно учесть несколько нюансов:

  1. Во-первых, разработчики обязательно уделяют внимание ее актуальности, определяя саму структуру организации.
  2. Во-вторых, существуют специальные справочники – классификаторы, а в-третьих, рассматриваются основные нормативы при управлении.

Попробуем более детально изучить этот вопрос на примере должности секретаря. Как правило, такая вакансия считается типовой, поэтому документ имеет несколько основных стандартных разделов:

  • «Общие положения» — здесь описывается сама рабочая специальность, ее подчиненность, основные условия для трудоустройства. К тому же уточняется наличие определенных знаний, навыки, приобретенные ранее, а также раскрывается вопрос замещения сотрудника во время его отсутствия.
  • «Должностные обязанности» — этот раздел указывает на возможности работника. По своей сути секретарь занимается организацией собраний, презентаций, заседаний. Кроме того, он контролирует исполнение линейными структурами всех распоряжений, данных руководителем, ведет телефонные переговоры, назначает встречи и отвечает за входящую, а также исходящую корреспонденцию. В зависимости от того, какую специфику имеет деятельность предприятия, обязанности сотрудника могут быть расширены.
  • «Права» — тут разъясняются основные позиции, дающие возможность подтверждать собственные полномочия. То есть, секретарь имеет право на доступ к документам и информации определенного типа, а также трудиться над наиболее правильной оптимизацией своего процесса, заботиться об уровне квалификации и регулярно повышать ее.
  • «Ответственность» — здесь указаны те направления, по которым сотрудник становится подотчетным перед руководителем. В большинстве своем, такой раздел всегда бывает стандартным.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Главная обязанность секретаря — выполнение поручений начальника

Должностная инструкция для этой вакансии, как и говорилось ранее, имеет типовой характер. Поэтому большинство организаций берут ее себе за основу. Так, что же все-таки входит в круг обязанностей секретаря?

  • Во-первых, это исполнения поручений своего начальника. Здесь основным моментом является то, что созданные распоряжения должны быть в полной мере донесены до исполнительного состава.
  • Во-вторых, обязательна работа с корреспонденцией. Все приходящие письма просматриваются, анализируются и отправляются в различные структурные подразделения или на стол директора.
  • В-третьих, это обязанности по ведению делопроизводства. То есть, вся поступающая информация должна быть переведена в электронный вид. И, в-четвертых, здесь указан дополнительный функционал.

В течение рабочего дня секретарь трудится с документами, принимая различного рода заявления, собирая требующиеся материалы, оформляя бумаги на подпись. Все проекты решений, проходящие через его руки, должны быть обязательно проверены на наличие ошибок и возможность недочетов. Здесь важен сам контроль за оформлением, а также редактирование в случае необходимости.

Кроме того, все поступающие телефонные звонки подлежат регистрации, а информация, приходящая в период отсутствия руководителя тщательно фиксируется для дальнейшей передачи и рассмотрения. Немаловажной становится и работа с факсом, копировальной машиной, телефонограммами. Для того чтобы соответствовать этой должности, важно иметь собранность, пунктуальность, аккуратность, грамотность.

Должность секретаря организации предполагает работу по организации заседаний.

Здесь нужно собрать необходимый материал, предоставить его для анализа, определить круг будущих участников, оповестить их. Кроме того, проведенное мероприятие в назначенную дату предполагает составление специального протокола, которым и занимается секретарь. Еще такая вакансия предполагает заполнение регистрационных картотек, доведение приказов до исполнителей, контроль временных сроков, а также обеспечение своего директора канцелярскими товарами и исправной оргтехникой.

Стоит уточнить, что работа с информацией для секретаря ставит ему в обязанность идеальное оформление банка данных, ведение дел, их архивацию и сохранность. К тому же непосредственный контакт с руководящим составом позволяет помогать рассматривать оперативные просьбы, решать важные вопросы и руководить посетителями, которые записываются на прием.

При необходимости такой сотрудник выезжает в командировки, продолжительность которых определяется непосредственно руководителем. В целом график трудового дня является стандартным и предполагает 40 рабочих часов в неделю с перерывами на обед и праздничными днями. В зависимости от специфики деятельности организации, время работы может корректироваться.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретарь — правая рука начальника

Рассмотрим стандартный свод прав, которых можно требовать от руководителя, занимая эту должность:

  • Условия работы – они должны быть нормальными, не перечащими российскому законодательству.
  • Содействие в труде – это помощь в исполнении своих обязанностей для достижения наиболее лучших результатов.
  • Информационная поддержка – доступ к любым видам документации, предполагает правильное оформление распоряжений, соглашений, корреспонденции.
  • Повышение квалификации – прохождение необходимых курсов.
  • Контакт с руководством – тесная работа по текущим вопросам, вынесение предложений, обсуждение их.
  • Подписание документов – бумаги справочного характера или информационного заверяются секретарем в пределах его компетенции.

Ответственность данной вакансии заключается в необходимости исполнять правильно свои трудовые обязательства, вести деятельность в соответствии с Трудовым кодексом, не совершать правонарушений и регулярно контролировать свои действия, чтобы не причинить материального ущерба организации.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Работа с документацией как работа секретаря

Разделы инструкции по описанию прав и ответственности считаются практически типовыми, а вот обязанности имеют свои нюансы в зависимости от предприятия, которое их прописывает. Так, если коснуться российского правосудия, то можно определить некоторые основные особенности подобной работы.

Самая первая и важная задача секретаря судебного заседания – это обеспечение бесперебойной, слаженной работы данного аппарата. Здесь необходимо подготовить всю документацию, собрать подписи, создать письма и отправить их адресатам, осуществлять прием граждан, работать над выпиской повесток, вызовом свидетелей и т.д.

Кроме того, данный сотрудник анализирует списки дел, составляет их и размещает для дальнейшего ознакомления, вручает копии заключений, контролирует явку всех свидетелей, отмечая время присутствия. Все проводимые судебные заседания регистрируются в журнале учета, а по их окончании оформляются протокола. Также он готовит копии судебных решений, материалы исполнения приговора, исполнительные листы.

Все документы для потерпевших тоже проходят через секретаря.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя расставит все точки над і

Это специфическая вакансия, предполагающая наличие знаний юридического характера. Вообще, такой человек должен быть достаточно квалифицированным, грамотным, собранным, уметь соблюдать определенные запреты и ограничения.

Здесь важен опыт, изучение законов в современном их описании, работа с Конституцией, Трудовым кодексом и четкое исполнение инструкций по делопроизводству.

Кроме того, сотрудник обязан знать основы взаимодействия со структурами управления, уметь правильно писать, производить корректировки, разбираться в деловом стиле и нормах русского языка. Немаловажным считаются и умения в области информационных технологий, навыки документооборота и т.д.

При этом весь трудовой день должен быть правильно распланирован, чтобы обеспечить своевременность исполнения дел. Вся поступающая информация подлежит тщательному анализу, и обрабатывается с помощью современных технологий. Важно уметь правильно работать с интернетом, пользоваться специальными программами.

Во-первых, данная вакансия предполагает ознакомление с проектами решений, которые имеют к ней непосредственное отношение. Во-вторых, это анализ деятельности и внесение предложений своему руководству, а также обсуждение недочетов или возможных выявленных препятствий в решении вопросов.

В-третьих, появляется право работать со всеми структурными подразделениями, требуя от них выполнение поручений руководителя, а также необходимую информацию и документы для исполнения своих должностных обязанностей. И, в-четвертых, рассчитывать на содействие директора в исполнении трудовых процессов.

Как составить должностную инструкцию для сотрудника , расскажет видеоконсультация:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Судебная экспертиза – что это за профессия, специфика, необходимые качества и знания

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Что нужно знать, чтобы поступить на юриста — особенности получения образования и требуемые знания

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Лицензия на продажу алкогольной продукции — инструкция по получению, права и ответственность продавца

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Как выиграть тендер на строительство или ремонт — рекомендации по подготовке, презентации и предотвращению ошибок

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Задержка самолета — права пассажира и что делать при их нарушении

    • Дима к записи Права потребителя: можно ли сдать книгу обратно в магазин
    • Алёна к записи Что нужно знать, чтобы поступить на юриста — особенности получения образования и требуемые знания
    • Эксперт JuristPomog к записи На каком сроке уходят в декрет? Оформляем декретный отпуск
    • Эксперт JuristPomog к записи Льготная ипотека для учителей – отличия и условия выдачи

    119296, г. Москва, ул. Вавилова, д. 54, корп. 4, оф. 406 | Контакты

  • О admin

    x

    Check Also

    Кривая Лоренца

    Неравенство распределения доходов заложено в самой сущности рыночной экономики. Даже в идеально справедливом обществе оно будет существовать, поскольку все мы отличаемся природными способностями. Неравенство распределения ...

    Забалансовый счет: учет, имущество, основные средства

    Забалансовый счет: учет, имущество, основные средства В бухгалтерский баланс попадают цифры не из всех статей затрат. Существуют специальные забалансовые счета, на которых отображается информация о ...

    Что означает определение «материальная ответственность работника»

    Что означает определение «материальная ответственность работника» В трудовой дисциплине существует определение — материальная ответственность работника. Под ним понимают факт возмещения сотрудником материального ущерба. Договор материальной ...

    Последствия инфляции

    Перед тем как рассматривать последствия инфляции, необходимо определить, каковы ее причины и что это вообще за процесс, с которым вынуждены многие годы бороться правительства разных ...

    Производственный травматизм: классификация и ответственность

    Источники травм и определение степени травматизма в промышленной среде В промышленной сфере нередки случаи травматизма, при которых основными причинами могут быть различные обстоятельства: механические, термические ...

    Может ли работодатель уволить беременную женщину? Беременность как причина увольнения?

    По закону: может ли работодатель уволить беременную женщину? Могут ли уволить женщину, находящуюся в положении? Могут… В действующем законодательстве, регулирующему эту сферу, есть ряд нюансов. ...

    Возвратный лизинг

    Прямой и возвратный лизинг – это две финансовых операции, которые позволяют получить в пользование активы, которые не находятся в собственности предприятия, без их приобретения. Это ...

    Можно ли официально работать на двух работах? Нюансы трудового права

    Можно ли официально работать на двух работах? Нюансы трудового права К сожалению, в жизни редко все идет гладко, по «идеальному», намеченному заранее сценарию. Чаще вместо ...

    Берут ли беременных на работу официально?

    Берут ли беременных на работу и имеют ли право отказать в трудоустройстве? Если беременность наступила внезапно, а стабильного заработка у будущей матери нет, перед ней ...

    Как создать фонд помощи: все тонкости и нюансы

    Благотворительность в России: как создать фонд помощи Известно, что в любом более или менее развитом обществе бюджетные средства распределяются по принципу приоритетности. Тем не менее, ...

    Абсолютный показатель финансовой устойчивости

    В отличие от колебаний цен, финансовую стабильность не так легко определить, а тем более измерить. Это связано с тем, что все ее составные зависят друг ...

    Высшие органы законодательной власти РФ: структура и полномочия

    Высшие органы законодательной власти РФ: структура и полномочия В Российской Федерации законодательные функции исполняет парламент. Он наделен соответствующими полномочиями Конституцией. Рассмотрим далее, какие высшие органы ...

    Социальное поведение и социальный контроль

    Социальное поведение и социальный контроль. Формы и функции социального контроля Социальное поведение и социальный контроль (СК) являются предметами изучения сравнительно юной науки — социальной психологии. ...

    Платежное требование: образец заполнения и бланк

    Платежное требование: образец заполнения и бланк. Форма платежного требования Платежное требование, образец заполнения которого будет описан в статье, выступает в качестве расчетного документа. В нем ...

    Публичная оферта

    Публичная оферта — это целенаправленное приглашение к сделке! Любая оферта — это предложение одного лица другому, содержащее определенное намерение осуществить сделку (чаще всего-договор), и содержащее ...

    Должностные обязанности воспитателя

    Должностные обязанности воспитателя. Воспитатель детского сада Должностные обязанности воспитателя имеют большое значение в работе с детьми. Между тем, некоторые родители даже и не подозревают, что ...

    Отложенные налоговые активы и отложенные налоговые обязательства

    Отложенные налоговые активы и отложенные налоговые обязательства Порядок расчета налога на прибыль (НПП) для целей БУ и НУ отличается. Для отображения разницы используются отложенные налоговые ...

    На каком сроке уходят в декрет? Оформляем декретный отпуск

    На каком сроке уходят в декрет? Оформляем декретный отпуск Возможность уйти в декретный отпуск для молодой мамы сопровождается всегда не только материальными поощрениями и сменой ...

    Кредитная политика банков: инструменты, совершенствование, цели, направления

    Кредитная политика банков: инструменты, совершенствование, цели, направления В 1980 гг. для управления рыночным механизмом стала использоваться монетарная политика. В узком смысле она означает меры государства, ...

    Если не платят зарплату: что делать и куда обращаться?

    Если не платят зарплату: что делать и куда обращаться? Состояние экономического кризиса, о котором так часто нам рассказывают средства массовой информации, дает подвод недобросовестным работодателям ...

    Виды валют и валютных курсов

    Виды валют и валютных курсов. Виды и классификация валют Валюта является денежной единицей, которая может выполнять функцию денег при обмене товарами. Это если говорить в ...

    Правила оказания услуг общественного питания: требования к предприятиям и другие сведения

    Правила оказания услуг общественного питания: требования к предприятиям и другие сведения Услуги общественного питания относятся к одному из видов предпринимательской деятельности, которая нацелена на обеспечение ...

    Что такое эластичность предложения?

    Одним из ключевых экономических показателей, которыми можно охарактеризовать уровень развития любого рынка товаров или услуг, является эластичность предложения. Эти показатели помогают понять зависимость спроса и ...

    Классификация налогов

    Налоги в современных экономиках могут быть представлены в самом широком спектре разновидностей. Оснований для классификации соответствующих обязательств также может быть большое количество. Налоговая система РФ ...

    Рейтинг@Mail.ru