Главная » Бизнес и финансы » Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Трудовой коллектив любой организации работает, непосредственно опираясь на документ, регулирующий отношения и обязанности каждого сотрудника на занимаемой должности. Таким предписанием является должностная инструкция.

Именно она определяет права и обязанности, предполагает меру ответственности, расставляет полномочия. Все трудовые задачи, возможные конфликты, а также уровень нагрузки решаются, опираясь на этот документ.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должность секретаря — ответственная

Для того, чтобы правильно и грамотно составить инструкцию, нужно учесть несколько нюансов:

  1. Во-первых, разработчики обязательно уделяют внимание ее актуальности, определяя саму структуру организации.
  2. Во-вторых, существуют специальные справочники – классификаторы, а в-третьих, рассматриваются основные нормативы при управлении.

Попробуем более детально изучить этот вопрос на примере должности секретаря. Как правило, такая вакансия считается типовой, поэтому документ имеет несколько основных стандартных разделов:

  • «Общие положения» — здесь описывается сама рабочая специальность, ее подчиненность, основные условия для трудоустройства. К тому же уточняется наличие определенных знаний, навыки, приобретенные ранее, а также раскрывается вопрос замещения сотрудника во время его отсутствия.
  • «Должностные обязанности» — этот раздел указывает на возможности работника. По своей сути секретарь занимается организацией собраний, презентаций, заседаний. Кроме того, он контролирует исполнение линейными структурами всех распоряжений, данных руководителем, ведет телефонные переговоры, назначает встречи и отвечает за входящую, а также исходящую корреспонденцию. В зависимости от того, какую специфику имеет деятельность предприятия, обязанности сотрудника могут быть расширены.
  • «Права» — тут разъясняются основные позиции, дающие возможность подтверждать собственные полномочия. То есть, секретарь имеет право на доступ к документам и информации определенного типа, а также трудиться над наиболее правильной оптимизацией своего процесса, заботиться об уровне квалификации и регулярно повышать ее.
  • «Ответственность» — здесь указаны те направления, по которым сотрудник становится подотчетным перед руководителем. В большинстве своем, такой раздел всегда бывает стандартным.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Главная обязанность секретаря — выполнение поручений начальника

Должностная инструкция для этой вакансии, как и говорилось ранее, имеет типовой характер. Поэтому большинство организаций берут ее себе за основу. Так, что же все-таки входит в круг обязанностей секретаря?

  • Во-первых, это исполнения поручений своего начальника. Здесь основным моментом является то, что созданные распоряжения должны быть в полной мере донесены до исполнительного состава.
  • Во-вторых, обязательна работа с корреспонденцией. Все приходящие письма просматриваются, анализируются и отправляются в различные структурные подразделения или на стол директора.
  • В-третьих, это обязанности по ведению делопроизводства. То есть, вся поступающая информация должна быть переведена в электронный вид. И, в-четвертых, здесь указан дополнительный функционал.

В течение рабочего дня секретарь трудится с документами, принимая различного рода заявления, собирая требующиеся материалы, оформляя бумаги на подпись. Все проекты решений, проходящие через его руки, должны быть обязательно проверены на наличие ошибок и возможность недочетов. Здесь важен сам контроль за оформлением, а также редактирование в случае необходимости.

Кроме того, все поступающие телефонные звонки подлежат регистрации, а информация, приходящая в период отсутствия руководителя тщательно фиксируется для дальнейшей передачи и рассмотрения. Немаловажной становится и работа с факсом, копировальной машиной, телефонограммами. Для того чтобы соответствовать этой должности, важно иметь собранность, пунктуальность, аккуратность, грамотность.

Должность секретаря организации предполагает работу по организации заседаний.

Здесь нужно собрать необходимый материал, предоставить его для анализа, определить круг будущих участников, оповестить их. Кроме того, проведенное мероприятие в назначенную дату предполагает составление специального протокола, которым и занимается секретарь. Еще такая вакансия предполагает заполнение регистрационных картотек, доведение приказов до исполнителей, контроль временных сроков, а также обеспечение своего директора канцелярскими товарами и исправной оргтехникой.

Стоит уточнить, что работа с информацией для секретаря ставит ему в обязанность идеальное оформление банка данных, ведение дел, их архивацию и сохранность. К тому же непосредственный контакт с руководящим составом позволяет помогать рассматривать оперативные просьбы, решать важные вопросы и руководить посетителями, которые записываются на прием.

При необходимости такой сотрудник выезжает в командировки, продолжительность которых определяется непосредственно руководителем. В целом график трудового дня является стандартным и предполагает 40 рабочих часов в неделю с перерывами на обед и праздничными днями. В зависимости от специфики деятельности организации, время работы может корректироваться.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Секретарь — правая рука начальника

Рассмотрим стандартный свод прав, которых можно требовать от руководителя, занимая эту должность:

  • Условия работы – они должны быть нормальными, не перечащими российскому законодательству.
  • Содействие в труде – это помощь в исполнении своих обязанностей для достижения наиболее лучших результатов.
  • Информационная поддержка – доступ к любым видам документации, предполагает правильное оформление распоряжений, соглашений, корреспонденции.
  • Повышение квалификации – прохождение необходимых курсов.
  • Контакт с руководством – тесная работа по текущим вопросам, вынесение предложений, обсуждение их.
  • Подписание документов – бумаги справочного характера или информационного заверяются секретарем в пределах его компетенции.

Ответственность данной вакансии заключается в необходимости исполнять правильно свои трудовые обязательства, вести деятельность в соответствии с Трудовым кодексом, не совершать правонарушений и регулярно контролировать свои действия, чтобы не причинить материального ущерба организации.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Работа с документацией как работа секретаря

Разделы инструкции по описанию прав и ответственности считаются практически типовыми, а вот обязанности имеют свои нюансы в зависимости от предприятия, которое их прописывает. Так, если коснуться российского правосудия, то можно определить некоторые основные особенности подобной работы.

Самая первая и важная задача секретаря судебного заседания – это обеспечение бесперебойной, слаженной работы данного аппарата. Здесь необходимо подготовить всю документацию, собрать подписи, создать письма и отправить их адресатам, осуществлять прием граждан, работать над выпиской повесток, вызовом свидетелей и т.д.

Кроме того, данный сотрудник анализирует списки дел, составляет их и размещает для дальнейшего ознакомления, вручает копии заключений, контролирует явку всех свидетелей, отмечая время присутствия. Все проводимые судебные заседания регистрируются в журнале учета, а по их окончании оформляются протокола. Также он готовит копии судебных решений, материалы исполнения приговора, исполнительные листы.

Все документы для потерпевших тоже проходят через секретаря.

Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Должностная инструкция секретаря руководителя расставит все точки над і

Это специфическая вакансия, предполагающая наличие знаний юридического характера. Вообще, такой человек должен быть достаточно квалифицированным, грамотным, собранным, уметь соблюдать определенные запреты и ограничения.

Здесь важен опыт, изучение законов в современном их описании, работа с Конституцией, Трудовым кодексом и четкое исполнение инструкций по делопроизводству.

Кроме того, сотрудник обязан знать основы взаимодействия со структурами управления, уметь правильно писать, производить корректировки, разбираться в деловом стиле и нормах русского языка. Немаловажным считаются и умения в области информационных технологий, навыки документооборота и т.д.

При этом весь трудовой день должен быть правильно распланирован, чтобы обеспечить своевременность исполнения дел. Вся поступающая информация подлежит тщательному анализу, и обрабатывается с помощью современных технологий. Важно уметь правильно работать с интернетом, пользоваться специальными программами.

Во-первых, данная вакансия предполагает ознакомление с проектами решений, которые имеют к ней непосредственное отношение. Во-вторых, это анализ деятельности и внесение предложений своему руководству, а также обсуждение недочетов или возможных выявленных препятствий в решении вопросов.

В-третьих, появляется право работать со всеми структурными подразделениями, требуя от них выполнение поручений руководителя, а также необходимую информацию и документы для исполнения своих должностных обязанностей. И, в-четвертых, рассчитывать на содействие директора в исполнении трудовых процессов.

Как составить должностную инструкцию для сотрудника , расскажет видеоконсультация:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Судебная экспертиза – что это за профессия, специфика, необходимые качества и знания

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Что нужно знать, чтобы поступить на юриста — особенности получения образования и требуемые знания

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Лицензия на продажу алкогольной продукции — инструкция по получению, права и ответственность продавца

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Как выиграть тендер на строительство или ремонт — рекомендации по подготовке, презентации и предотвращению ошибок

  • Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

    Задержка самолета — права пассажира и что делать при их нарушении

    • Дима к записи Права потребителя: можно ли сдать книгу обратно в магазин
    • Алёна к записи Что нужно знать, чтобы поступить на юриста — особенности получения образования и требуемые знания
    • Эксперт JuristPomog к записи На каком сроке уходят в декрет? Оформляем декретный отпуск
    • Эксперт JuristPomog к записи Льготная ипотека для учителей – отличия и условия выдачи

    119296, г. Москва, ул. Вавилова, д. 54, корп. 4, оф. 406 | Контакты

  • О admin

    x

    Check Also

    Коэффициенты эффективности

    Коэффициенты эффективности. Критерии и показатели эффективности Инвестиционный кризис является неотъемлемой составляющей общеэкономического спада и имеет общие с последним причины. Кризис в капиталовложении был вызван прежде ...

    Должностные обязанности водителя автомобиля

    Многие, устраиваясь на работу водителем, даже не догадываются о тех обязанностях, что лягут на их плечи. Это обусловлено тем, что в подсознании людей эта профессия ...

    Где применяется метод мозгового штурма?

    Сегодня одним из наиболее эффективных способов экспертного оценивания является метод мозгового штурма (ММШ). Сфера его применения определяется следующими случаями: когда объект исследования не подлежит строгому ...

    Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности

    Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид. ...

    Как начисляется пособие по безработице? Как получить статус безработного?

    Как начисляется пособие по безработице: общая информация Финансовая выплата, что предоставляется от имени государства гражданам, которые по определенной причине не имеют возможности подобрать себе нормальную ...

    Как узнать задолженность по налогам физических лиц? Проверка задолженности по налогам

    Как узнать задолженность по налогам физических лиц? Проверка задолженности по налогам Владеть знаниями, позволяющими узнать задолженность по налогам физического лица, важно. Во-первых, для того чтобы ...

    Где находятся бесплатные музеи в Москве?

    Естественно, что приобщение к культурному и историческому достоянию своей страны является главной целью каждого музейного фонда. Но зачастую посещение таких музеев или галерей с экономической ...

    Инвестиционный анализ

    Инвестиционный анализ. Инвестиционная привлекательность Крупные капиталовложения — это естественное явление для страны с рыночной экономикой. И, разумеется, инвесторы ориентированы на получение стабильной прибыли. Но чтобы ...

    Аваль векселя — это: расшифровка понятия

    Аваль векселя: преимущества использования авалированного векселя Новоиспеченному финансисту многие понятия рынка ценных бумаг непонятны. Однако, такое понятие как аваль знать должен финансист обязательно. В данной ...

    Отдел снабжения на предприятии

    Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально ...

    Для чего нужна анкета при приеме на работу?

    В настоящее время инновации распространяются на все области жизни. В том числе и прием на работу нового сотрудника принимает новые формы. Первичное собеседование может проходить ...

    Как оформить перевод работника на другую должность: все тонкости перевода

    Как оформить перевод работника на другую должность: оформление документации Переводом на другую должность называют изменение особенностей профессиональной деятельности конкретного лица в рамках осуществления рабочего процесса ...

    Как правильно заполняется доверенность о представлении интересов в налоговой инспекции?

    Доверенность о представлении интересов в налоговой инспекции: что нам известно об этом документе? Не существует коммерческой организации, которой не доводилось бы регулярно осуществлять взаимодействие с ...

    Всем нужно знать, как рассчитать средний заработок за год

    Как рассчитать средний заработок за год: полезная информация для кадровиков и работников бухгалтерии В ходе выполнения своих служебных обязанностей при решении вопросов оплаты труда штатных ...

    Виндикационный иск

    Виндикационный иск — это шаг к восстановлению прав собственника Виндикация — истребование вещи из чужого и при этом незаконного владения. Это непривычное для отечественного слуха ...

    Как правильно уволить сотрудника по собственному желанию: распространенные вопросы

    Как правильно уволить сотрудника по собственному желанию: все нюансы увольнения Одна из часто встречаем ситуаций — увольнение работника по его собственному желанию. Казалось бы, увольнение ...

    Военный билет категории В что означает?

    Военный билет имеет большое значение для военнообязанных граждан. Он относится к одним из основных видов документов, а на первом месте, конечно же, находится гражданский паспорт. ...

    Понятие и виды рисков

    Риски существуют в любой отрасли человеческой деятельности. Современные исследователи разделяют их на несколько групп, но предпочитают рассматривать это явление при помощи комплексного к нему подхода. ...

    Правила расчета командировочных выплат

    Как рассчитываются командировочные? Порядок расчета командировочных выплат В прошлом году в трудовое законодательство были внесены поправки, которые существенно изменили порядок организации командировок. Наиболее заметными изменениями ...

    Договор строительного подряда: образец и бланк

    Договор строительного подряда: образец и бланк. Правила заключения и исполнения — советы юристов Правила заключения договоров строительного подряда предусматриваются в Общих отраслевых положениях, а также ...

    Как выбрать оборудование для пекарни: советы и отзывы

    Как выбрать оборудование для пекарни: советы и отзывы Бизнес по выпечке хлебобулочных изделий обычно не просто рентабелен, а высокодоходен. Ведь продукт это очень востребованный и ...

    Виды строительных работ и последовательность их выполнения

    Виды строительных работ и последовательность их выполнения В последнее время значительно увеличился спрос на все виды строительных работ. Причина этому – постоянное желание стремление к ...

    Формы и способы защиты прав предпринимателей

    Формы и способы защиты прав предпринимателей. Материально-правовые способы Начиная заниматься своим делом, новоиспеченного предпринимателя беспокоят вопросы взаимоотношений с органами государственного контроля, с потребителями, с партнерами. ...

    Стратегия бизнеса: типы и определение

    Всегда существовали индивидуумы, которые не признавали работу на кого-то, желая заниматься собственным бизнесом. Также есть и люди, которые после работы на каком-либо предприятии открывают своё ...

    Рейтинг@Mail.ru