Главная » Бизнес и финансы » Факсимильная подпись: изготовление, использование

Факсимильная подпись: изготовление, использование

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Факсимиле представляет собой воспроизведение оригинального графического изображения. В качестве него может выступать гравюра, чертеж, текст, рисунок, монограмма и так далее. Само слово происходит от латинского fac simile. В буквальном переводе оно значит «делай подобное». Факсимильная подпись: изготовление, использование

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Факсимильные подписи на документах уже давно не считаются редкостью. В ряде случаев удобнее использовать именно такие, а не оригинальные элементы. Тем не менее, несмотря на достаточно широкое распространение, факсимильная подпись разрешена не на всех бумагах. Существует ряд ограничений, нарушение которых может повлечь достаточно серьезные последствия.

В ГК присутствует только одно упоминание о рассматриваемом реквизите. В частности, в ст. 160, ч. 2 допускается, что при совершении сделок может применяться электронная, факсимильная подпись или иной аналог оригинальной, созданный средствами механического или другого копирования. Разрешено это в случаях, которые предусмотрены в законодательстве либо по соглашению сторон. В этих ситуациях факсимильная подпись имеет юридическую силу. Возможность ее применения должна, в свою очередь, закрепляться соответствующим соглашением. Только после его заключения факсимильная подпись на договоре может заменять оригинальную. В противном случае письменная форма при совершении сделки будет считаться не соблюденной по ст. 160 ГК.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще. Факсимильная подпись: изготовление, использование

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Перед заключением договора, который будет удостоверен факсимильной подписью, следует составить соглашение о порядке применения этого реквизита. Каких-либо особенных сложностей в его оформлении на практике не возникает. В соглашении обычно пишут, что факсимильная подпись обладает такой же силой, что и оригинальная роспись уполномоченного лица. Стороны, таким образом, признают правомочность и законность бумаг, которые завизированы ею. Как выше было сказано, такой же пункт можно предусмотреть непосредственно в основном договоре. Последний вариант в последнее время более популярен. Кроме этого, целесообразно заранее предусмотреть, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Например, это могут быть заявки, промежуточные отчеты, заказы, информационные или гарантийные письма, справки, дополнительные соглашения и так далее. Следует также четко обозначить круг лиц, которые могут применять клише, сделать факсимильную подпись и приложить образцы оттисков. Факсимильная подпись: изготовление, использование

В ТК нет запрета либо ограничения на использование копии подписи. Однако возможность ее применения должна фиксироваться в локальных актах компании. В них также может приводиться перечень бумаг, на которых клише может заменять оригинал. Таким образом, копия на приказах, контракте, распоряжениях о переводе и прочих актах будет вполне законной.

С октября 2014-го года действует ФЗ №267. В соответствии с ним были внесены изменения в другой Закон, регламентировавший порядок обеспечения социальной защиты инвалидов по зрению. По действующим в настоящее время нормам, в ряде случаев указанные граждане могут заменять оригинал своей подписи факсимильной в банках. Тождественность клише и подлинника удостоверяется нотариусом и подтверждается соответствующим свидетельством.

Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.

Постановление ФАС по Московскому округу говорить о том, что соглашение, по которому клише может заменять оригинал, может последовать из конклюдентных действий. Отсутствие в договоре указания на возможность применять факсимиле без учета прочих обстоятельств, само по себе, не может выступать в качестве основания для признания подписанных таким образом накладных не обладающими юридической силой при наличии на них печати покупателя. Дополнительное подтверждение сделки дают акты сверки, в которых отражается задолженность за поставку. Все это говорит о том, что при подписании первичной документации с помощью факсимиле, существует риск возникновения спорных ситуаций. Факсимильная подпись: изготовление, использование

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.

Законодательство не допускает применение факсимильной подписи на:

  • Векселях.
  • Налоговых декларациях.
  • Платежных поручениях, доверенностях. Касательно последнего, имеет место диспозиция, в соответствии с которой допускается использовать факсимиле по соглашению сторон.
  • На заявках в участии в торгах для обеспечения нужд государства и бумагах, которые входят в их состав.
  • Банковских картах с образцами оттиска печати и подписи. Факсимильная подпись: изготовление, использование

Вместе с этим, закон допускает использование факсимиле на:

  • Поздравлениях, приглашениях, благодарственных письмах, прочих бумагах, которые не влекут финансовых последствий.
  • Договорах, изменениях либо дополнениях к ним при условии, что возможность использования клише прописана в них или установлена соглашением сторон.

Руководитель предприятия самостоятельно решает вопросы, касающиеся применения в документообороте факсимильной подписи. Если он сделает выбор в пользу клише, то это должно быть оформлено соответствующим актом — приказом. Он составляется обычно в произвольном виде. В своем распоряжении руководитель устанавливает перечень бумаг, на которых может проставляться факсимильная подпись, круг лиц, которые уполномочены визировать их таким образом. Целесообразно издать также специальную инструкцию, в которой будут освещены все важные моменты, касающиеся непосредственного применения клише, его хранения и уничтожения при необходимости.

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише — заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию. Факсимильная подпись: изготовление, использование

Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.

Из приведенной выше информации можно сделать вывод, что факсимильная подпись — достаточно удобное средство применения своего автографа для многих людей. Однако далеко не всегда замена оригинала является безопасной. Следует помнить, что ни в гражданском, ни в налоговом законодательствах порядок применения факсимильного воспроизведения не регламентируется. Тем не менее при соблюдении разъяснений и некоторых существующих требований можно существенно снизить риск. Так или иначе, эксперты рекомендуют перед подписанием каких-либо договоров или иных важных бумаг, составить предварительно соглашение, в котором обе стороны будут признавать клише правомерным. К нему следует приложить и образцы оттисков. Руководителям же предприятий необходимо отнестись со всем вниманием к составлению соответствующего приказа на своем предприятии, согласно которому будет осуществляться использование факсимильного воспроизведения подписи. Особе значение следует придать определению тех лиц, которые уполномочены визировать те или иные бумаги таким способом. При издании приказа о передаче таких возможностей какому-либо сотруднику необходимо оговорить и ответственность этого служащего при выявлении нарушений или превышении своих полномочий. Факсимильная подпись: изготовление, использованиеНе следует считать, что факсимильная подпись полностью заменяет оригинальную. Это далеко не так. Тем более закон устанавливает перечень бумаг, которые могут визироваться только собственноручно. При возникновении каких-либо споров главным аргументом в пользу использования факсимиле будет выступать обоюдное соглашение сторон или наличие соответствующего пункта в договоре. В противном случае судебная инстанция признает ее применение неправомерным, а бумагу — недействительной. До тех пор пока применение клише не будет строго регламентировано законом, использование оттиска лучше всего ограничить. В некоторых организациях бланки бумаг, не имеющих финансовую важность, визируются заранее. Например, это относится к благодарственным, деловым письмам, поздравлениям, объявлениям и так далее.

О admin

x

Check Also

Коэффициенты эффективности

Коэффициенты эффективности. Критерии и показатели эффективности Инвестиционный кризис является неотъемлемой составляющей общеэкономического спада и имеет общие с последним причины. Кризис в капиталовложении был вызван прежде ...

Должностные обязанности водителя автомобиля

Многие, устраиваясь на работу водителем, даже не догадываются о тех обязанностях, что лягут на их плечи. Это обусловлено тем, что в подсознании людей эта профессия ...

Где применяется метод мозгового штурма?

Сегодня одним из наиболее эффективных способов экспертного оценивания является метод мозгового штурма (ММШ). Сфера его применения определяется следующими случаями: когда объект исследования не подлежит строгому ...

Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности

Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид. ...

Как начисляется пособие по безработице? Как получить статус безработного?

Как начисляется пособие по безработице: общая информация Финансовая выплата, что предоставляется от имени государства гражданам, которые по определенной причине не имеют возможности подобрать себе нормальную ...

Как узнать задолженность по налогам физических лиц? Проверка задолженности по налогам

Как узнать задолженность по налогам физических лиц? Проверка задолженности по налогам Владеть знаниями, позволяющими узнать задолженность по налогам физического лица, важно. Во-первых, для того чтобы ...

Где находятся бесплатные музеи в Москве?

Естественно, что приобщение к культурному и историческому достоянию своей страны является главной целью каждого музейного фонда. Но зачастую посещение таких музеев или галерей с экономической ...

Инвестиционный анализ

Инвестиционный анализ. Инвестиционная привлекательность Крупные капиталовложения — это естественное явление для страны с рыночной экономикой. И, разумеется, инвесторы ориентированы на получение стабильной прибыли. Но чтобы ...

Аваль векселя — это: расшифровка понятия

Аваль векселя: преимущества использования авалированного векселя Новоиспеченному финансисту многие понятия рынка ценных бумаг непонятны. Однако, такое понятие как аваль знать должен финансист обязательно. В данной ...

Отдел снабжения на предприятии

Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально ...

Для чего нужна анкета при приеме на работу?

В настоящее время инновации распространяются на все области жизни. В том числе и прием на работу нового сотрудника принимает новые формы. Первичное собеседование может проходить ...

Как оформить перевод работника на другую должность: все тонкости перевода

Как оформить перевод работника на другую должность: оформление документации Переводом на другую должность называют изменение особенностей профессиональной деятельности конкретного лица в рамках осуществления рабочего процесса ...

Как правильно заполняется доверенность о представлении интересов в налоговой инспекции?

Доверенность о представлении интересов в налоговой инспекции: что нам известно об этом документе? Не существует коммерческой организации, которой не доводилось бы регулярно осуществлять взаимодействие с ...

Всем нужно знать, как рассчитать средний заработок за год

Как рассчитать средний заработок за год: полезная информация для кадровиков и работников бухгалтерии В ходе выполнения своих служебных обязанностей при решении вопросов оплаты труда штатных ...

Виндикационный иск

Виндикационный иск — это шаг к восстановлению прав собственника Виндикация — истребование вещи из чужого и при этом незаконного владения. Это непривычное для отечественного слуха ...

Как правильно уволить сотрудника по собственному желанию: распространенные вопросы

Как правильно уволить сотрудника по собственному желанию: все нюансы увольнения Одна из часто встречаем ситуаций — увольнение работника по его собственному желанию. Казалось бы, увольнение ...

Военный билет категории В что означает?

Военный билет имеет большое значение для военнообязанных граждан. Он относится к одним из основных видов документов, а на первом месте, конечно же, находится гражданский паспорт. ...

Понятие и виды рисков

Риски существуют в любой отрасли человеческой деятельности. Современные исследователи разделяют их на несколько групп, но предпочитают рассматривать это явление при помощи комплексного к нему подхода. ...

Правила расчета командировочных выплат

Как рассчитываются командировочные? Порядок расчета командировочных выплат В прошлом году в трудовое законодательство были внесены поправки, которые существенно изменили порядок организации командировок. Наиболее заметными изменениями ...

Договор строительного подряда: образец и бланк

Договор строительного подряда: образец и бланк. Правила заключения и исполнения — советы юристов Правила заключения договоров строительного подряда предусматриваются в Общих отраслевых положениях, а также ...

Как выбрать оборудование для пекарни: советы и отзывы

Как выбрать оборудование для пекарни: советы и отзывы Бизнес по выпечке хлебобулочных изделий обычно не просто рентабелен, а высокодоходен. Ведь продукт это очень востребованный и ...

Виды строительных работ и последовательность их выполнения

Виды строительных работ и последовательность их выполнения В последнее время значительно увеличился спрос на все виды строительных работ. Причина этому – постоянное желание стремление к ...

Формы и способы защиты прав предпринимателей

Формы и способы защиты прав предпринимателей. Материально-правовые способы Начиная заниматься своим делом, новоиспеченного предпринимателя беспокоят вопросы взаимоотношений с органами государственного контроля, с потребителями, с партнерами. ...

Стратегия бизнеса: типы и определение

Всегда существовали индивидуумы, которые не признавали работу на кого-то, желая заниматься собственным бизнесом. Также есть и люди, которые после работы на каком-либо предприятии открывают своё ...

Рейтинг@Mail.ru