Главная » Ваш юрист » Защита прав потребителей » Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Образцы ответов на жалобы клиентов в книге отзывов и предложений

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Книга отзывов и предложений является необходимой на предприятиях торговли и общественного питания. Её наличие регулируется законом «О правах потребителей», поэтому заведение не в праве вести свою деятельность, если книга отсутствует.

Кроме того, для успешного развития бизнеса сотрудники обязаны прислушиваться к мнениям клиентов, т. к. это позволяет развиваться и привлекать новых людей.

Особую роль следует уделить жалобам, на которые в случае проверки Роспотребнадзор обращает наиболее пристальное внимание.

Умение правильно реагировать на указанные клиентами недочёты позволит улучшить эффективность работы и поможет избежать возможных проблем с законом. Как правильно написать ответ на жалобу клиента в книге отзывов и предложений? Образцы и примеры приведем ниже.

О перечне обязательных документов для уголка потребителя в магазине вы можете узнать из нашей статьи.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

  • жалобы и указания на нарушения;
  • благодарности и положительные отзывы;
  • предложения по улучшению работы.

Некоторые обращения клиентов могут состоять из нескольких блоков и совмещать в себе записи двух или даже трёх видов.

Чаще всего люди делятся отрицательными впечатлениями от посещения заведения: рассказывают о явных нарушениях, сообщают о неподобающем поведении персонала, жалуются на грязь и беспорядок.

Многие вносят предложения по расширению ассортимента, корректировке часов работы, расстановке стеллажей и т. д.

Совсем редко встречаются просто положительные отзывы и слова благодарности в адрес заведения или работников.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Каждая книга жалоб и предложений должна содержать инструкцию по ведению, которая располагается на её первых страницах.

Это правило регулируется специальной инструкцией, выпущенной Министерством торговли и промышленности Российской Федерации.

При этом нет обязательных требований, предъявляемых к формату жалобы (кроме того, что для нового обращения отводится отдельная страница), но лучше придерживаться некоторых принципов, чтобы запись действительно была не бесцельной:

  1. Следует указать дату и время, когда было зафиксировано нарушение или неподобающее поведение сотрудника.
  2. Стиль письма должен быть официально-деловым.
  3. Желательно избегать грамматических ошибок, писать разборчиво и понятным языком, не использовать грубую лексику.
  4. Запись должна чётко описывать сложившуюся ситуацию, быть достаточно ёмкой без ухода от темы.
  5. Жалобу не стоит оставлять анонимно: следует указать свои контактные данные и имя.

Многие люди пишут жалобы без указания своих контактных данных, но в данном случае администрация не сможет связаться с человеком для возможного уточнения деталей.

Если последует служебное разбирательство, которому станет основой запись в книге отзывов и предложений, то предприятию надо знать, как связаться с клиентом.

Необязательно оставлять номер домашнего или мобильного телефона: регулярно проверяемая электронная почта тоже подойдёт.

Какие товары не подлежат обмену или возврату в магазин? Ответ узнайте прямо сейчас.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Благодарность пишется по тем же принципам, что и жалоба:

  1. Надо открыть новую страницу в книге отзывов, указать дату и время.
  2. Чётко расписать то, что так порадовало клиента.
  3. Сообщить своё имя и оставить контактные данные (по желанию).

Чтобы благодарность была более конкретной, стоит хвалить заведение за определённые вещи, избегая общих фраз.

Администрация ценит те комментарии, которые содержат более узкую информацию: в магазине хорошие просторные проходы, салат «Оливье» очень вкусный, персонал вежливый, администратор помогла быстро решить проблему и т. п.

Это необходимо для того, чтобы предприятие знало свои сильные стороны.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

На все ли обращения необходимо отвечать? Закон регулирует необходимость ответа на все записи, оставленные в книге отзывов клиентами. Если информация носит благодарный характер, то достаточно отметить, что обращение получено и учтено.

Уведомлять потребителя в письменной форме или по телефону в данном случае напрямую не требуется. А вот когда оставлена жалоба, при наличии оставленных контактных данных сообщить о ходе её рассмотрения стоит незамедлительно.

В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию.

В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Форма ответа на жалобу не регламентирована, пишется в свободной форме в соответствии с общепринятыми нормами.

Негласное правило ответа на любой вид записи говорит о том, что клиента необходимо поблагодарить за обращение, т. к. его мнение помогает улучшить качество работы предприятия.

Если потребитель подробно расписал ситуацию, то он в первую очередь помог фирме стать лучше. Следует также указать, какие именно меры были приняты после его замечаний.

В завершении можно извиниться за возникший конфликт, который и заставил потребителя обратиться к администрации через книгу жалоб.

Примерный ответ на обоснованную претензию может быть следующим:

«Благодарим Вас за обращение! Ситуация, которая произошла с Вами в нашем заведении 21.01.15 является для нас крайне неприятной, ведь мы всегда дорожили своими клиентами и предъявляли высокие требования к нашему персоналу. На основании жалобы было проведено служебное расследование, в результате которого факт неподобающего поведения со стороны Ивановой С. С. был доказан. На неё наложено дисциплинарное взыскание, и мы надеемся, что подобное больше не повторится. Приносим свои извинения за предоставленное неудобство, будем рады видеть вас вновь! С уважением, директор по персоналу Павлова М. М.».

О правилах написания и подачи коллективной претензии читайте здесь.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Если клиент высказал необоснованную претензию, ни в коем случае нельзя сообщать ему об этом.

При рассмотрении жалобы, когда она действительно не имеет логического обоснования, достаточно поблагодарить потребителя за его мнение и сказать, что к нему прислушались и вопрос будет рассмотрен.

Если при своём обращении клиент оставил контактные данные для обратной связи, представитель предприятия обязан написать или позвонить, чтобы сообщить об этом лично.

Что можно отнести к необоснованным претензиям: отсутствие скидок в магазине эконом-класса, слишком острая еда в ресторане индийской кухни, сотрудник мясного отдела не может проконсультировать покупателя об ассортименте стиральных порошков и т. п.

Крайне важно подсказать недовольному клиенту, как его проблемы можно будет избежать в будущем, но не стоит говорить о том, в чём конкретно он неправ, обратившись в книгу жалоб.

Чтобы написать ответ на благодарность довольного клиента, достаточно поблагодарить его от лица заведения. Иногда книга отзывов используется при выдаче денежных премий, учитывается при выборе «сотрудника месяца» или других поощрительный кампаний.

Как ответить на жалобу или замечание в книге отзывов и предложений: образец 2018 год

Если фирма практикует такие программы, то можно указать в ответе на благодарность, что обращение данного потребителя будет учтено при рассмотрении будущего поощрения.

Например, текст может быть следующим:

«Благодарим Вас за доверие к нашему магазину! Ваши слова о высоком профессионализме сотрудника Петрова А. А. учтены и могут повлиять на нашу корпоративную программу внутренних поощрений. Надеемся увидеть вас вновь!»

Итак, что же важно запомнить про книгу отзывов и предложений:

  • на все без исключения сообщения администрация должна ответить в самой книге;
  • если запись оставлена в виде жалобы, её необходимо рассмотреть и отчитаться перед потребителем, связавшись с помощью оставленных им контактных данных (когда они указаны);
  • форма ответа в самой книге жёстко не регламентирована, и сотрудник в праве отвечать в свободной форме.

Компания не должна относиться к книге отзывов и предложений исключительно как к инструменту контроля со стороны вышестоящих органов.

При грамотном ведении бизнеса это прекрасный инструмент, чтобы увидеть работу своего предприятия глазами клиента, устранить недостатки и подчеркнуть сильные стороны.

Если администрация прислушиваться к потребителю, то он будет вновь и вновь обращаться к услугам этого предприятия и рекомендовать его другим.

О необходимости книги жалоб и предложений на предприятиях торговли и общественного питания вы можете узнать из видео:

О admin

x

Check Also

Кассационная жалоба по гражданскому делу: срок и порядок подачи обращения 2018 год

Срок подачи кассационной жалобы на апелляционное определение по гражданскому делу Как и любой другой юридический иск, кассационная жалоба имеет строго установленный регламент подачи и ограниченные ...

Льготы: от каких налогов на квартиру освобождаются пенсионеры по старости? 2018 год

Должны ли пенсионеры платить налог на квартиру? Обеспечение льгот пенсионерам — часть государственной программы по защите прав наиболее уязвимых слоев населения, в том числе права ...

Что делать, если цена товара на ценнике не соответствует цене на кассе? 2018 год

Цена на ценнике не соответствует цене на кассе: как быть? Одно из самых частых нарушений, с которыми сталкивается потребитель, это несоответствие цены, указанной на ценнике, ...

Базовое сервисное, гарантийное, постгарантийное обслуживание — что это такое? 2018 год

Сервисное обслуживание — это какое и что оно включает? Роль услуг в современном мире имеет очень большое значение. Ни для кого не секрет, что с ...

Что будет, если собственник не платит за квартиру несколько месяцев? 2018 год

Можно ли не платить за квартиру, и что будет, если накопится долг? В последние годы российское законодательство неоднократно ужесточалось, чтобы исключить или минимизировать неуплату и ...

Возврат сложнотехнического товара ненадлежащего качества

Как происходит возврат сложнотехнического товара ненадлежащего качества? Сегодня сложно найти человека, который не слышал бы о законе, направленном на защиту прав потребителей. Но, на всякий ...

Пальмовое масло: вред или польза, и как определить наличие в продуктах? 2018 год

Пальмовое масло в продуктах питания: вред или польза для организма? Одним из самых частых компонентов продуктов питания на рынке является пальмовое масло, которое все встречали ...

Внесудебный порядок обращения взыскания на заложенное имущество должника 2018 год

С чего начинается и что включает обращение взыскания на имущество должника? Заложенное имущество обеспечивает обязательства залогодателя перед залогодержателем и гарантирует погашения займа или других обязательств. ...

Как написать в суд исковое заявление о возврате денежных средств? 2018 год

Как написать исковое заявление в суд о возврате денежных средств за некачественный товар? По закону каждый потребитель имеет право требовать возврата денежных средств, если был ...

Срок годности и хранения картриджей HP и тонеров для лазерных принтеров 2018 год

Какой срок годности у картриджей HP, Xerox и Epson? Иногда бывает важно знать, сколько картридж будет годным, если принтером не пользоваться. Как определить срок годности ...

Установлено ограничение связи на Мегафон и Yota — что это значит и как снять? 2018 год

Почему установлено ограничение связи и как убрать? Одна из проблем, с которой можно столкнуться при пользовании сотовой связью, это установленное ограничение связи, при котором нельзя ...

Какой норматив температуры горячей воды в кране квартиры по СНИПу и ГОСТу? 2018 год

Норматив и допустимое отклонение температуры горячей воды в квартире Мы привыкли к удобствам, которые имеются в наших домах. Электричество, отопление, газ, вода – все это ...

Комплект и комплектность товара — что это согласно ст 478 ГК РФ: примеры 2018 год

Комплектность и некомплектность товара — в чем это выражается? Приобретаемый покупателем товар согласно российскому законодательству должен соответствовать требованиям комплекта и комплектности товара. Эти понятия не ...

Сайт обо всем

Марганцовка: есть ли срок годности в кристаллах и сколько хранится раствор? 2018 год

Старая добрая марганцовка тоже имеет срок годности Перманганат калия, в быту более известный как марганцовка, это калиевая соль марганцевой кислоты, нашедшая широкое применение в медицине ...

Есть ли срок годности и хранения у перекиси водорода 3 и 6% после вскрытия? 2018 год

Как определить, что срок годности перекиси водорода истек? Перекись (пероксид) водорода является экологически чистым химическим веществом, используемым для реакций окисления, отбеливающих процессов, очистки сточных вод, ...

Срок годности или хранения бензина АИ 92 и дизельного топлива в канистре 2018 год

Есть ли срок годности у бензина и солярки? Есть ли у бензина срок годности? При длительном хранении бензина происходят процессы, влияющие на его свойства. Даже ...

Возвращается или нет задаток при отказе покупателя от сделки? 2018 год

Если покупатель отказался от сделки, задаток возвращается или нет? Задаток представляет собой обеспечительный платеж, то есть такой платеж, который давал бы сторонам договора уверенность, что ...

Что входит в уборку площади мест общего пользования в многоквартирном доме? 2018 год

Что входит в содержание мест общего пользования в многоквартирном доме? Каждый хозяин квартиры обладает также долей в собственности на общее имущество своего дома. Это значит, ...

Что делать, если судебный пристав заблокировал зарплатную карту Сбербанка? 2018 год

Могут ли приставы заблокировать зарплатную карту и что делать? Кризис в стране, маленькая заработная плата, потеря работы — одни из многих причин, по которым обычный ...

Как узнать и проверить срок годности косметики — расшифровка по штрих-коду 2018 год

А вы знаете, как проверить срок годности косметики по штрих-коду? Каждая женщина имеет в сумочке и дома определенный набор косметических средств. Так как косметика наносится ...

Как оформить и прошить книгу отзывов, жалоб и предложений: скачать образец 2018 год

Образец того, как должна выглядеть книга жалоб и предложений Динамичное развитие рынка услуг, предоставляемых населению, и торговли приводит к необходимости совершенствования торгово-рыночных отношений между организациями ...

Каковы сроки возврата денег за товар по Закону о защите прав потребителей? 2018 год

Срок возврата денег за товар ненадлежащего качества по Закону о защите прав потребителей Необходимость возврата товара продавцу – довольно частое явление в практике потребителей. При ...

Можно ли продлить срок годности и эксплуатации (носки) защитной каски? 2018 год

Срок годности защитной каски для рабочего Каска имеет защитную функцию, а это значит, что она должна обладать прочностью, удобством, сопротивляемостью к удару падающего предмета и ...

Товар надлежащего качества — что это такое: определение, перечень и обмен 2018 год

Надлежащее качество товара — что это значит и можно ли его вернуть или обменять? Практически все покупатели знают, что могут вернуть в магазин испорченный, некачественный ...

Рейтинг@Mail.ru